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Equipo Echo
Licenciamiento de Software.
Transforme un dolor de cabeza en una oportunidad
La empresa moderna requiere de hardware y software para trabajar y desempeñarse acorde a su giro de negocio y metas. Esto generó, uno de los mercados tecnológicos más dinámicos del presente y también una preocupación creciente por diversos aspectos, entre ellos la legitimidad de las instalaciones, el licenciamiento.
Los costos y gastos asociados a la adquisición, entrenamiento, mantenimiento y actualización de hardware y software dependen de cada realidad, aunque, se calcula que un puesto de trabajo promedio requiere de una inversión mensual de 25 USD.
Esta guía pretende transformar esos 25 USD en aproximadamente la mitad. La estrategia, una combinación inteligente de hardware, software comercial y software de código abierto o libre.
Las ventajas de gestionar el licenciamiento, van más allá del ahorro, atañen a objetivos empresariales clave: la innovación, la productividad y la rentabilidad.
Paso 1.
Realice un inventario de sus activos de hardware y software.
Es prudente colectar información suficiente, incluyendo: marcas, capacidad de disco y memoria, estado del equipo, versión del SO y del software, números de serie, fechas de adquisición, ubicación física, proceso (o departamento) y persona al que fueron asignados.
Como resultado cuenta ahora con una lista de puestos de trabajo junto con la descripción de los activos informáticos (sumatoria de persona, hardware y software). A cada uno de estos conjuntos, los llamaremos Unidades.
Dependiendo de su empresa, el levantamiento del inventario tomará aproximadamente el 30% del tiempo total del proyecto.
Paso 2.
Asigne un propósito general y de 3 a 6 específicos a cada Unidad.
Tome como referencia uno de los principios PanAssessor Clave: “Sin propósito no hay existencia” y determine si la distribución de activos, es apropiada.
Es decir si con lo qué cuenta cada Unidad se puede realizar el trabajo y cumple el objetivo del puesto de trabajo.
También es útil clasificar las necesidades y por supuesto anotar las novedades. Se sorprenderá de lo que puede encontrar, por ej. software de diseño sin licencia instalado en la PC de Recepción, o una MacBook Pro en manos de personal de Servicio al Cliente.
Paso 3.
Con la información previa, construya una matriz que integre: la ubicación de los activos, los propósitos del puesto y las inconsistencias entre excesos y faltantes.
Conocerá además cuanto dispone entre software con y sin licencia, así como la antigüedad de sus equipos.
Armado con la matriz, proceda a cortar (desinstalar) o reasignar aquello que no es necesario en un puesto, recuerde el principio clave: “Sin propósito no hay existencia”.
Un paquete de software innecesario, ocupa espacio, consume recursos e incrementa su “total cost of ownership” en tecnología. Más aún, si el activo no cuenta con licencia, eleva su riesgo empresarial legal.
No está demás comentar que varias empresas entre ellas, Microsoft y Apple conocen al detalle la ubicación de las copias sin licencia de sus paquetes de software y además, se postula que aplican tecnología de espionaje para lograrlo. No querrá tener ojos ajenos en sus archivos importantes.
Entre los pasos 2 y 3, habrá consumido el 40% del tiempo total del proyecto.
Paso 4.
Provea lo que sus empleados y procesos realmente necesitan para hacer su trabajo.
Tres principios PanAssessor Clave, lo pueden guiar en esta fase:
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“Priorice antes de actuar”
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“Piense en grande, rompa las reglas”
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“Sin dinero no hay recursos”
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No se preocupe demasiado, la idea no es sentirse forzado a invertir grandes sumas de dinero en cubrir las necesidades de hardware y software de su empresa, simplemente proceda de manera inteligente y piense en grande.
El paradigma clásico en T.I. nos dice que el mejor software, proviene de la mejor marca. Se sorprenderá de lo equivocado de tal asunción. Aquí unos consejos:
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Hardware-Software integrado:
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En lugar de PCs clon, puede optar por soluciones de marca que vienen con software legal con licencia OEM. Su inversión final resulta menor.
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Aún mejor, opte por PCs clon y solicite licencias OEM.
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Según el caso, busque equipos que cuenten con software incorporado que no depende de una plataforma propietaria. Esto es cada vez más frecuente en ciertas industrias, por ejemplo equipos de laboratorio y procesamiento de documentos.
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Software Libre:
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Sistemas Operativos
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Ubuntu Linux versión 11.04. Si no quiere pagar 299 USD por cada licencia de Windows 7 mas licencias CAL, esta opción es ideal. Si la combina con el paquete Wine le resultará más atractiva y no cuesta nada.
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OpenSuse Linux
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Mandriva Linux
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Kubuntu 11.04. Cuenta con una mejor apariencia que Ubuntu.
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Ninguno de los anteriores requiere antivirus, firewalls, políticas centralizadas, ni otros dolores de cabeza. Son simples y amigables, pueden coexistir con cientos de aplicaciones sin perder su desempeño.
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A estos S.O.s, en general les toma tan sólo, 1 minuto 20 segundos para arrancar desde cero en un PC moderna, comparado con los 3.45 minutos de Win 7 y 3.28 de Win 8 (no confirmado).
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También puede adquirir soporte para proyectos específicos, pero siempre con una relación ventajosa en comparación con la inversión en soluciones clásicas (ej. Basadas en Microsoft, Apple, Oracle). Relación: 1 USD Linux por cada 10 USD en soluciones de marca.
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Productividad
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LibreOffice 3.4.1 (a finales de julio estará disponible la versión 3.4.2). Permite crear textos, hojas de cálculo, presentaciones y administrar bases de datos locales o acceder a remotas. No tiene costo en la actualidad y cuenta con la ventaja de estar disponible para varios Sistemas Operativos.
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ThunderBird 5.0. Es posiblemente el mejor cliente de correo electrónico que hemos ensayado hasta la fecha. Se concentra en la tarea, consume pocos recursos y es fácilmente asimilado por usuarios acostumbrados a MS Outlook. Si quiere más de ThunderBird, consulte sus casi 360.000 extensiones gratuitas disponibles para descarga e instalación desde el propio Thunderbird. Además, con unos pocos ajustes, puede tener en la misma PC Thunderbird para Windows y Linux, leyendo los mismo correos electrónicos.
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Opera 11.50 y Firefox 5.0. Es casi imposible decidir cuál de los dos es mejor. Opera es rápido, simple, innovador en todo sentido aunque consume bastante RAM. Está también disponible para móviles. Firefox por su parte adoptó varias mejoras en las que Opera es y fue líder, haciéndolo más robusto y amigable con el usuario. Ambos navegadores, resultan además, ser más seguros que IExplore y Chrome.
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Gestión del ancho de banda
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El preciado ancho de banda en Latinoamérica se protege en el mejor de los casos con políticas restrictivas y hardware costoso. También es cierto que muchas empresas prefieren invertir en anchos de banda más amplios (caros) que gestionar el uso de este recurso.
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La solución ideal para una empresa con menos de 24 equipos o Unidades, es sin duda la adquisición de equipo de networking 100% administrable. Una solución basada en 3Com se puede conseguir por menos de 300 USD y le permite administrar el ancho de bando de sus usuarios, sea por segmentos de red o creando VLANs con sus propias políticas centralizadas.
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Si desea mayor control, puede crear un PC Gateway basado en Linux, por menos de 600 USD.
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Si ninguna de las anteriores le gusta, puede entonces crear un PC Gateway con Windows XP y software realmente económico que hace una trabajo decente en la gestión del ancho de banda como SoftPerfect Bandwidth Manager.
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Cualquiera de las anteriores, le facilita además la creación de políticas de control y acceso a recursos Web. Sus empleados adictos a Facebook pueden ahora tener tiempo en Facebook pero sin alterar la economía de su empresa.
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Software empresarial
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Si necesita software a la medida, se debe estudiar al detalle la
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necesidad para tomar la mejor decisión.
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Si requiere un sistema contable, tal vez lo mejor será iniciar un ciclo probar-adaptar-comprar.
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Si desea un sistema diferente, especializado existen muchas opciones que igualmente requieren de un estudio meticuloso. Por ejemplo, en un grupo de clínicas en las que prestamos nuestros servicios, implementamos un sistema basado en AlphaFive, una herramienta de desarrollo de sistemas de información muy versátil. En otros casos optamos por WaveMaker y el combo clásico PHP-MySQL que funciona bastante bien hoy por hoy. Los ahorros finales, llegaron en un caso a los 45000 USD anuales con esta estrategia.
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Paso 5
Una vez aplicados estos cambios, verifique periódicamente sus resultados (de 2 a 3 veces por año el primer año y semestralmente en adelante) y realice los ajustes que sean más adecuados.
Conclusiones y Recomendaciones
Es posible reducir las inversiones en tecnologías de información no sólo como una respuesta reactiva a un problema de licenciamiento sino como una actividad estratégica empresarial con enfoque en la innovación, la productividad y la rentabilidad.
Los resultados se cosechan generalmente desde el primer semestre de su implementación.
Grupo Echo. Julio 2011
Edición y revisión. Enrique Mendoza E.
